Nous sommes le 20/02/2025.
Si vous déposez votre dossier aujourd'hui, il sera traité dans le cadre de la 1e vague d'évaluation des manifestations scientifiques.
Ce formulaire web vient d’être lancé, nous vous remercions pour votre compréhension si tout ne devait pas encore fonctionner parfaitement.
Cher*es porteur*es de projet,
La procédure de demande de soutien pour les manifestions scientifiques pour jeunes chercheurs a évolué et nous mettons maintenant à votre disposition un formulaire web qui remplace le dossier papier.
Voici la page d'introduction concernant l'élaboration de votre demande de soutien. Nous vous invitons à prendre connaissances des information suivantes avant de commencer à rédiger votre demande de soutien.
Le formulaire comprend les 4 rubriques suivantes :
Vous pouvez accéder à chacune de ces rubriques en cliquant sur le menu affiché en haut à gauche.
Chaque rubrique comprend ensuite différentes parties. Chaque partie regroupe plusieurs points qui doivent être développés.
Chaque rubrique ou partie peut être traitée dans un ordre indéterminé.
Cliquez sur les boutons „créer“ ou „modifier“ pour traiter ces rubriques ou parties.
La rubrique scientifique comporte les 3 parties suivantes qui doivent être remplies de manière concertée par les responsables du projet :
Lorsque vous créez un projet et modifiez les parties du dossier intitulées « projet », vous saisissez donc les informations générales qui concernent toutes les manifestations de votre série s’il y en a plusieurs. C'est au projet que l'UFA attribue un numéro de dossier (et non à une manifestation).
Le projet peut comprendre :
le terme désigne un évènement scientifique (atelier de recherche, école d'été…) qui a ses dates de début et de fin ainsi que son ou ses lieux. La demande de soutien peut en effet se faire pour une manifestation ou une série de manifestation.
Important :
il s'agit de l'établissement d'enseignement supérieur ou de l'organisme de recherche
il s'agit de l'enseignant*es-chercheur*euse rattaché*ée chacun*e à l'établissement d'enseignement supérieur ou de l'organisme de recherche ou de/de la jeune chercheur*se qui dépose la demande de soutien.
Chacun des points énumérés dans chaque partie comportera au maximum 1.500 caractères, espaces compris.
Deux cas sont à distinguer :
La langue anglaise pourra être utilisée à titre exceptionnel.
Deux cas sont à distinguer :
Ce statut est attribué automatiquement au projet lors de sa création, et perdure jusqu’à la fin de la vague en cours, sauf demande d'annulation (cf. ci-dessous). Les responsables de projet peuvent saisir et modifier les données à leur guise.
Le projet, une fois créé, ne peut plus être supprimé.
Pendant la phase 'En cours de saisie' cependant, un*e responsable du projet peut demander à se rétracter.
Les manifestation, en revanche, peuvent être supprimées aussi longtemps que le projet est 'en cours de saisie'.
A la fin de chaque vague (le 1er jour suivant la date butoirs), tous les projets 'En cours de saisie' passent automatiquement au statut 'En cours d'évaluation'.
Les responsables de projets ne peuvent plus modifier leurs données, hormis les signatures, qui peuvent être téléchargées jusqu'à 15 jours après la fin de la vague.
Après évaluation, si l'UFA soutient financièrement le projet, son statut passe à 'soutenu'.
Après évaluation, si l'UFA ne soutient pas financièrement le projet, son statut passe à 'non soutenu'.
Une fois qu'un*e responsable du projet a demandé à se rétracter, c'est l'UFA qui prendra la décision et validera manuellement le passage à 'annulé'.
Si des allocations ont été versées par l'UFA et le projet est annulé, l'UFA peut en demander le remboursement.
Lorsqu'une personne crée un compte (s'enregistre) sur l'application, elle reçoit automatiquement le statut de responsable du projet pour tous les projets qu'elle va créer.
Les responsables du projet sont donc les personnes qui ont un compte sur l'application et remplissent le dossier de demande de soutien.
Elles saisissent les coordonnées d'autres personnes de leur institution, et leur attribue les statuts de direction ou présidence, responsables administratif*ives, juridiques, etc.
Lorsqu'un*e responsable du projet crée un projet, son institution de rattachement (qu'il ou elle a saisi lors de son inscription sur le site et qu'il*elle peut modifier dans son profil) est automatiquement ajoutée comme « porteur de projet » pour ce projet. Toutes ces informations apparaissent dans la partie administrative du projet.
Comme un projet est toujours porté par plusieurs institutions et parfois par plusieurs responsables par institution, le*la responsable du projet qui crée le projet sur l'application doit envoyer une invitation aux autres porteurs de projet, de son institution et des autres institutions, afin que ceux-ci aient accès au projet sur l'application et puissent à leur tour saisir des informations et remplir le dossier. Cela se fait en cliquant sur le bouton « inviter un*e partenaire » sur la page du projet et en saisissant l'adresse e-mail du*de la partenaire responsable du projet. Que la personne ait ou non déjà un compte sur l'application (correspondant à l'e-mail saisi par « la personne qui invite »), elle recevra un e-mail l'informant de son association au projet et l'invitant à se connecter et/ou à se créer un compte.
L'invité*e est automatiquement ajouté*e au projet, qu'il*elle peut visualiser et modifier - ainsi qu'envoyer à son tour des invitations. Il*Elle devient donc responsable du projet au même titre que la personne qui l'a invitée.
Pour tout renseignement complémentaire :